Cách trả lời email lịch sự và chuyên nghiệp

Email cũng là một dạng thư, chúng có những đòi hỏi nhất định để làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp. Không phải bất kỳ ai cũng nắm được đầy đủ các quy tắc, kỹ năng trả lời Email chuyên nghiệp, lịch sự và không làm mất hình ảnh. Trong bài viết này Thủ thuật phần mềm sẽ hướng dẫn các bạn cách trả lời Email lịch sự và chuyên nghiệp.

1. Tiêu đề

Cho dù Email các bạn đang trả lời chỉ là những câu chuyện thường ngày hay những điều không quá quan trọng thì các bạn vẫn phải đặt tiêu đề cho Email. Phần tiêu đề Email sẽ đánh giá các bạn là một người có cẩn trọng, kỹ tính, để ý các chi tiết nhỏ hay không. Một Email có đầy đủ tiêu đề sẽ giúp cho người khác thấy được tôn trọng và họ sẽ tìm thấy Email đó khi cần thiết thay vì phải lục hàng tá Email không có tiêu đề trong hòm thư. Đây cũng là một cách quản lý các Email trong hòm thư một cách hiệu quả nhất.

Phần tiêu đề của Email không được quá dài dòng, chúng phải nhắm vào đúng trọng tâm của nội dung cuộc trò chuyện. Bên cạnh đó thì các bạn phải viết rõ ràng, viết hoa những từ cần thiết và đặc biệt phải có dấu chấm cuối câu.

2. Cẩn trọng trước Trả lời tất cả - Reply All

Để rút ngắn thời gian làm việc trên Email thì rất nhiều người tạo một danh sách Email và gửi hàng loạt cho nhanh. Tuy nhiên khi gửi Email theo danh sách như vậy thì các bạn sẽ có thêm lựa chọn "Reply All" để trả lời Email cho toàn bộ những người trong danh sách nhận Email đó. Vấn đề này các bạn phải cân nhắc rất kỹ, các bạn phải xem tất cả những người trong danh sách đó có cần đọc Email mình định trả lời hay không hay là chỉ có một vài người nhất định cần đọc Email đó. Rất nhiều người sẽ thấy phiền và bực mình khi nhận được một Email chả liên quan gì đến câu hỏi của mình hoặc là không liên quan gì đến mình.
Trong trường hợp này thì các bạn cần kiểm tra danh sách nhận Email, xem những ai cần nhận được Email thì trả lời riêng cho họ để tránh làm phiền những người khác trong danh sách.

3. Trả lời tất cả những Email nhận được

(Không tính Email Spam/ gửi tự động từ các trang Web/ nền tảng mạng khác…)

Rất nhiều người có thói quen đọc xong Email và không trả lời lại người khác, đây là một điều tối kị khi sử dụng Email chuyên nghiệp. Cho dù nội dung của Email đó các bạn đã nắm được, đã thực hiện được thì các bạn vẫn nên trả lời, phản hồi lại để người gửi không phải chờ cũng như lo lắng không biết các bạn đã nhận được Email hay chưa. Ngay cả khi nội dung của Email đã kết thúc, các bạn vẫn nên phản hồi lại bằng một lời cảm ơn hoặc là một thông báo nào đó để đánh dấu công việc đã hoàn tất.

4. Trình bày Email khoa học

Trên các hệ thống Email hiện nay thì đa số các nhà sản xuất đều cung cấp bộ công cụ định dạng bao gồm: Font chữ, kích cỡ chữ, bôi đen, gạch chân, in nghiêng,… Các bạn hãy sử dụng những công cụ này để nhấn mạnh những nội dung mình đang cần trình bày và những điều quan trọng. Trong đó quan trọng nhất là Font chữ, các bạn nên dùng những Font chữ cơ bản như: Time New Roman, Calibri, Arial,… tránh sử dụng những Font chữ rườm rà, khó đọc. Phần kích thước chữ thì các bạn nên thiết lập ở mức độ 10-12 và màu sắc để màu đen mặc định cho an toàn.

5. Hạn chế dùng dấu chấm than

Câu chuyện "Dấu chấm than" này được chia sẻ bởi chuyên gia tư vấn nghề nghiệp Barbara Patcher, ông cho biết rằng: "Việc sử dụng quá nhiều dấu chấm than ở cuối mỗi câu thể hiện khả năng yếu kém của một người trong việc kiểm soát cảm xúc bản thân."

Dấu chấm than – hay còn gọi là câu cảm thán có chức năng truyền tải cảm xúc mạnh mẽ (vui, buồn, hoặc là phấn khích,…). Bên cạnh đó dấu chấm than còn cho thấy câu nói đó như một lời ra lệnh, đây là điều không ai muốn khi đọc nội dụng Email. Chính vì vậy các bạn hãy hạn chế sử dụng dấu chấm than và chỉ sử dụng vào trong những trường hợp cần thiết.

6. Không lai tạp các ngôn ngữ

Nếu như các bạn xác định nội dung đó gửi cho người nước nào thì nên dùng đúng ngôn ngữ của nước đó hoặc là ngôn ngữ mà người nhận có thể hiểu rõ nhất. Rất nhiều người lai tạp nhiều ngôn ngữ vào Email và điều đó khiến cho Email kém chuyên nghiệp. Cụ thể rằng rất nhiều người mở đầu Email bằng từ "Dear: Kính gửi" và kết thúc bằng từ "Thanks: Cảm ơn", trong khi toàn bộ nội dung lại được viết bằng Tiếng Việt. Đây là một việc làm không nghiêm túc và kém chuyên nghiệp trong vấn đề soạn thảo nội dung, ngôn ngữ Việt Nam cũng rất đa dạng vậy nên tại sao chúng ta phải lai tạp những ngôn ngữ khác làm gì để khiến cho chúng không được đồng bộ.

7. Cẩn thận về mặt nội dung

Các bạn hãy nên nhớ rằng những Email sẽ được lưu trữ mãi mãi trên không gian mạng và không có cách nào để thu hồi hay xoá chúng đi, mọi thông tin được lưu trữ trên không gian mạng không có gì là bí mật hết. Chính vì điều này nên các bạn phải cần thận trong mặt nội dung để tránh bị cáo buộc, ảnh hưởng trong tương lai với những câu chuyện không đáng có.

Đặc biệt rằng Email còn có tính năng Forward – chuyển tiếp, chúng sẽ là công cụ chính để cáo buộc các bạn nếu như các bạn có phần nội dung nhạy cảm, gây tổn thương người khác,…

8. Để phần liên hệ dưới Email

Trong một số trường hợp bạn cần sự trợ giúp hoặc nhờ vả ai đó một việc gì đó thì bắt buộc các bạn phải đề phần liên hệ phía dưới Email để họ liên lạc lại nhanh chóng nhất có thể. Thông thường thì những phần liên hệ đó sẽ bao gồm: Tên, số điện thoại, mạng xã hội (Social Media), địa chỉ,…

9. Nhập tên người nhận cuối cùng

Để tránh việc ấn nhần nút gửi khi nội dung thư chưa được hoàn tất thì các bạn hãy nhập tên người nhận Email cuối cùng thay vì nhập đầu tiên. Nếu như các bạn chưa nhập tên người nhận Email thì các bạn ấn gửi sẽ không được, chúng sẽ tránh việc các bạn gửi một bức thư dang dở và thiếu nội dung truyền tải. Đây là một thói quen hoàn toàn quan trọng trong việc sử dụng Email nên các bạn hãy rèn luyện chúng.

10. Rà soát lại nội dung trước khi gửi

Kiểm tra lỗi chính tả, câu từ, nội dung là một việc làm hết sức quan trọng trên Email, chúng sẽ giúp các bạn có được những đoạn văn chuyên nghiệp, chính tả đúng và rất mượt mà khi đọc. Thời gian soát lại nội dung Email cũng không quá lâu nên các bạn đừng quên bỏ qua bước này nhé.

Trong bài viết này, Thủ thuật phần mềm đã chia sẻ đến các bạn những kỹ năng, quy tắc để trả lời Email một cách chuyên nghiệp nhất. Chúc các bạn một ngày vui vẻ!