Tổng hợp thủ thuật, mẹo vặt Excel hay cho dân kế toán

Excel là công cụ tính toán mạnh và phổ biến nhất hiện nay. Đặc biệt với nhân viên kế toán phải thường xuyên làm việc với bảng tính Excel, việc nắm bắt và thành thạo các mẹo vặt trong Excel giúp các bạn đạt hiệu quả làm việc cao nhất. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết tới các bạn các thủ thuật, mẹo vặt Excel hay cho dân kế toán.

1. Chọn và thêm bớt dòng hoàn toàn bằng bàn phím

Để thêm (bớt) dòng hay cột bạn lựa chọn dòng hoặc cột bên cạnh dòng, cột cần thêm (bớt) và thực hiện nhấn tổ hợp phím sau:

- Thêm dòng (cột): Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + “+”

- Để xóa bớt dòng (cột): Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + “-“

2. Sao chép và di chuyển dữ liệu thần tốc

Để sao chép và di chuyển dữ liệu nhanh bạn chỉ cần lựa chọn vùng dữ liệu muốn di chuyển -> di chuột vào rìa vùng dữ liệu vừa lựa chọn cho đến khi con trỏ chuột chuyển mũi tên 4 chiều -> nhấn giữ chuột và di chuyển tới vùng mới.

Trường hợp muốn sao chép nhanh nhấn giữ phím Ctrl trong quá trình di chuyển.

3. Xóa các ô trống trong 1 vùng dữ liệu

Trường hợp file dữ liệu của bạn có rất nhiều dòng trống không nằm liền kề nhau, thao tác lựa chọn và xóa từng dòng trống rất mất thời gian. Để xóa tất cả dòng trống trong vùng dữ liệu bạn thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Lựa chọn toàn bộ vùng dữ liệu muốn xóa dòng trống -> kích chọn Data Filter -> kích chọn mũi tên xổ xuống ở một ô bất kì -> bỏ chọn Select All -> tích chọn vào mục Blank -> nhấn OK:

Bước 2: Sau khi tích chọn Blank tất cả dòng trống được hiển thị nằm liền kề nhau, thao tác còn lại bạn chỉ cần lựa chọn những dòng trống đó -> chuột phải chọn Delete Rows:

4. Ứng dụng tính năng lọc dữ liệu trong Excel

Với số lượng dữ liệu quá lớn bạn muốn xem kết quả 1 đối tượng, cá nhân nào đó, hoặc lọc danh sách học sinh trong 1 lớp, 1 trường khi tham dự các cuộc thi bạn nên ứng dụng nhanh tính năng lọc trong Excel để đỡ mất nhiều thời gian vô ích.

Thực hiện bôi đen dòng tiêu đề -> vào thẻ Data -> Filter:

Trên dòng tiêu đề hiển thị mũi tên sổ xuống bạn kích chọn vào mũi tên và lọc dữ liệu theo ý muốn:

5. Giới hạn giá trị nhập trong bảng tính Excel.

Ví dụ để tránh trường hợp người sửa dữ liệu của bạn thành giá trị cao hơn bạn thực hiện giới hạn giá trị cho ô dữ liệu.

Bước 1: Lựa chọn vùng dữ liệu cần giới hạn -> vào thẻ Data -> Data Validation:

Bước 2: Hộp thoại xuất hiện trong mục Alow chọn giá trị Whole number -> mục Data chọn Between -> nhập giới hạn giá trị đầu và cuối tương ứng với Minimum và Maximums

Bây giờ nếu bạn nhập giá trị tiền thưởng 600k -> hệ thống báo lỗi vượt mức:

6. Quản lý danh mục hàng hóa cố định bằng Validation

Bạn muốn quản  lý danh mục hàng hóa tránh trường hợp nhập mặt hàng không có tên trong danh mục. Rất đơn giản chỉ với vài thao tác bạn có thể quản lý chặt chẽ kho hàng của mình. Ví dụ tạo list tên mặt hàng trong cột tên hàng để người dùng hạn chế việc nhập sai và mặt hàng không có tên trong danh mục:

- Tạo danh sách các mặt hàng -> kích chọn ô tên hàng -> vào thẻ Data chọn Data Validation -> hộp thoại xuất hiện trong mục Alow chọn List mục Source lựa chọn vùng dữ liệu chứa tên mặt hàng -> kích chọn OK:

Và đây là kết quả:

7. Sử dụng Format Painter lặp lại nhiều lần

Format Painter được áp dụng lấy định dạng trước đó cho các đối tượng sau. Trường hợp bạn muốn sử dụng cho nhiều đối tượng sau đó, thay vì việc kích chuột trái và lựa chọn đối tượng cần áp dụng nhiều lần bạn chỉ cần kích đúp chuột vào chổi quét và lựa chọn các đối tượng cần áp dụng.

8. Chuyển dữ liệu từ cột thành dòng và ngược lại

9. Ẩn các kiểu dữ liệu

10. Cách nhập dữ liệu số bắt đầu bởi số 0

Thường Excel sẽ không cho bạn nhập số bắt đầu bởi số 0. Các khắc phục tình trạng này có 2 cách:

Cách 1: Nhập dấu nháy đơn ‘ trước giá trị bạn cần nhập

Cách 2: Định dạng lại ô dữ liệu, trong mục Type nhập 8 số 0:

11. Cách tạo drop-down list trong Excel

Rất đơn giản các bạn làm tương tự thao tác trong mục 6. Quản lý danh mục hàng hóa cố định bằng Validation

12. Thêm 1 đường chéo trong một ô

Lựa chọn ô dữ liệu cần thêm đường chéo -> chuột phải chọn Format Cell lựa chọn ô có chứa đường chéo theo hướng của bạn:

13. Tạo phím truy cập nhanh trên Quick Access

Quick Access giúp bạn truy cập nhanh các tính năng hay sử dụng sẵn có trong Excel. Để thêm các tính năng khác bạn kích chọn mũi tên -> tích chọn tính năng cần thêm trên Quick Access

14. Ứng dụng tìm kiếm thông minh trong bảng tính

Khi bạn không nhớ rõ cụm từ tìm kiếm hãy sử dụng thêm tính năng tìm kiếm thông minh bằng việc kết hợp thêm kí tự *

15. Tạo tiêu đề cho nhiều sheet 1 lúc

File Excel của bạn chứa nhiều sheet, bạn muốn đặt tiêu đề cho tất cả các sheet giống nhau khi in ấn thực hiện như sau:

Chuột phải vào 1 sheet bất kì -> chọn Select All Sheets:

Thực hiện nhập tiêu đề chung cần tạo cho các sheet:

Chuột phải vào 1 sheet bất kì chọn Ungroup Sheets:

Kết quả trên tất cả các sheet trong File Excel đều có tiêu đề giống nhau:

16. Import dữ liệu text sang Excel

Dữ liệu trên Word ở định dạng các tab, bạn muốn chuyển sang Excel mà dữ liệu trên mỗi tab tương ứng với 1 cột. Để làm điều đó bạn dán nội dung text từ Word sang Excel -> vào thẻ Data -> Data Validation -> hộp thoại xuất hiện kích chọn Next  cho tới khi hoàn thành Finish:

17. Đóng băng dòng tiêu đề

Nội dung dữ liệu bạn quá lớn, bạn muốn cố định dòng tiêu đề khi di chuyển -> đặt con trỏ chuột phía dưới dòng tiêu đề cần cố định -> vào thẻ View -> Freeze Panes:

18. Liên kết dữ liệu Excel và Word

Dữ liệu của bạn tồn tại trên 2 file Word và Excel, khi dữ liệu ở bất kì file dữ liệu nào thay đổi file còn lại cập nhật theo bạn thực hiện như sau:

Sau khi copy xong dữ liệu từ file Word bạn chọn Paste Special -> hộp thoại xuất hiện tích chọn Paste Link lựa chọn Microsoft Word Document…

Như vậy 2 file dữ liệu được liên kết với nhau.

Ngoài ra bạn cần nắm bắt thêm một số phím tắt hữu dụng trong Excel:

1. Tính tổng nhanh không cần dùng hàm với tổ hợp phím “ALT + =”

2. Bật tính năng lọc dữ liệu nhanh với tổ hợp phím CTRL + SHIFT + L

3. Hiển thị công thức với tổ hợp phím CTRL + ~

4. Di chuyển nhanh giữa các sheet bằng tổ hợp phím CTRL + PAGE UP, CTRL + PAGE DOWN

5. Di chuyển giữa các Workbook bằng CTRL + SHIFT TAB

Trên đây là giới thiệu chi tiết thủ thuật, mẹo vặt hay trong Excel cho dân kế toán. Chúc các bạn thành công!